Was die GoBD 2025 für deinen E-Commerce-Shop bedeutet — und wo NorthProfit dich unterstützt.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese vom BMF veröffentlichten Regeln definieren, wie digitale Geschäftsunterlagen geführt werden müssen, damit sie steuerlich anerkannt sind.
Kernanforderungen:
1. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Jede Buchung muss inhaltlich und zeitlich nachvollziehbar sein. Belege müssen mit Buchungen verknüpft bleiben.
2. Vollständigkeit & Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
3. Zeitgerechte Buchung: Kasseneinnahmen täglich, alle anderen Vorgänge zeitnah (max. 10 Tage Verzug).
4. Ordnung: Klare Trennung von Geschäfts- und Privatvorgängen, sinnvolle Kontierungslogik.
5. Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Belege/Rechnungen dürfen nicht heimlich nachträglich geändert werden — Änderungen müssen als Änderungen erkennbar bleiben.
6. Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Rechnungen und Buchungsunterlagen, 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe.
Wo NorthProfit unterstützt:
• Rechnungen nachvollziehbar halten: Finalisierte Ausgangsrechnungen werden nicht still überschrieben. Änderungen laufen über Storno oder Korrekturbeleg.
• Änderungsprotokoll: Relevante Änderungen an Rechnungen werden mit Zeitpunkt, Nutzer und Aktion festgehalten.
• ZUGFeRD/XRechnung-Empfang: Strukturierte E-Rechnungen werden im Original-XML zusammen mit dem PDF abgelegt.
• Aufbewahrung: Steuerlich relevante Unterlagen bleiben während der aktiven Nutzung abrufbar.
Was du selbst tun musst:
• Verfahrensdokumentation: Beschreibe schriftlich, wie du in NorthProfit arbeitest: Wer hat welche Rechte, welche Abläufe nutzt du, wie werden Belege erfasst?
• Kassendaten: Falls du eine physische Kasse betreibst, muss diese separat mit TSE geführt werden.
• Steuerberater einbinden: Lass dir die Verfahrensdokumentation regelmäßig durch deinen Steuerberater prüfen.
Hinweis: NorthProfit ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte stimme deine GoBD-Prozesse vor dem Live-Betrieb mit deiner Kanzlei ab.