E-Rechnungspflicht 2025–2028 für Online-Händler: Fristen, Ausnahmen und Formate
Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird das Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle – mit Ausnahmen. Was das für Shop-Betreiber heißt.
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931; ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. NorthProfit erzeugt ZUGFeRD-Dokumente mit eingebettetem EN-16931-XML; prüfe Format, Pflichtangaben und deinen konkreten Steuerfall vor dem produktiven Einsatz.
Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| bis 31.12.2026 | Papierrechnungen bleiben zulässig; andere elektronische Formate wie ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers | alle Rechnungsaussteller |
| bis 31.12.2027 | Übergang verlängert: weiterhin Papier oder mit Zustimmung ein anderes elektronisches Format; bestehende EDI-Verfahren bleiben nutzbar | Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (maßgeblich für 2027: Umsatz 2026); EDI für alle |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen | alle Unternehmen, mit den unten genannten Ausnahmen |
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen sind ebenfalls ausgenommen.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Was als E-Rechnung zählt (und was nicht)
Entscheidend ist das strukturierte Format nach der EU-Norm EN 16931. Zwei Formate sind in Deutschland etabliert:
- XRechnung – ein reines XML-Format (häufig im öffentlichen Auftragswesen).
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein Hybrid aus PDF/A-3 und eingebettetem XML. Laut BMF erfüllen alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL die Anforderungen.
- Bei hybriden Formaten ist seit 2025 der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das lesbare PDF.
- Ein normales PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung – es fehlt der strukturierte Datensatz.
Was du als Shop-Betreiber jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: ein Postfach, das E-Rechnungen (XML/ZUGFeRD) annimmt, und ein nachvollziehbarer, unveränderbarer Archivierungsprozess.
- Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden auf ein E-Rechnungs-Format umstellen (ZUGFeRD oder XRechnung), bevor die Pflicht für dich greift.
- Mit dem Steuerberater klären, ob für deine Umsätze ab 2027 (Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €) oder erst ab 2028 die Ausstellungspflicht gilt.
- E-Rechnungen aufbewahren: Laut BMF ist zumindest der strukturierte Teil acht Jahre unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
Plane die Übergabe an die Buchhaltung gleich mit: Eingangs- und Ausgangsrechnungen sollten mit ihrem strukturierten Teil bei deiner Kanzlei ankommen, damit Belege nicht doppelt erfasst werden müssen.
Häufige Fragen
Muss ich als Onlinehändler Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst.
Ab wann muss mein Shop E-Rechnungen ausstellen?
Für inländische B2B-Umsätze ab 01.01.2027, wenn dein Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 01.01.2028. Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen zulässig, andere elektronische Formate wie ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierten Datensatz ist eine sonstige Rechnung. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML; maßgeblich ist der XML-Teil.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja. Laut BMF genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Die empfangenen E-Rechnungen musst du trotzdem ordnungsgemäß aufbewahren.