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STEUER

E-Rechnungspflicht 2025/2026 für Online-Händler: Was du wissen musst

Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — das Ausstellen wird gestaffelt Pflicht. Was das für Shop-Betreiber heißt und wie ZUGFeRD die Anforderung erfüllt.

12. Juni 20266 minIron Saleh — Founder, NorthProfit

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931) — ein PDF allein zählt NICHT. Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich solche E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird gestaffelt verpflichtend. NorthProfit erzeugt Rechnungen direkt als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) — damit bist du auf der sicheren Seite.

Die Fristen im Überblick

  • Seit 01.01.2025: Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen EMPFANGEN können (ein einfaches E-Mail-Postfach reicht technisch als Empfang).
  • 2025–2026 (Übergang): Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B noch erlaubt — aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen AUSSTELLEN.
  • ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Was als E-Rechnung zählt (und was nicht)

Entscheidend ist das strukturierte Format nach der EU-Norm EN 16931. Zwei Formate sind in Deutschland etabliert:

  • XRechnung — ein reines XML-Format (häufig im öffentlichen Auftragswesen).
  • ZUGFeRD (ab Version 2.x) — ein Hybrid: ein PDF/A-3, in dem die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschlich lesbar UND maschinell auswertbar.
  • Ein normales PDF oder ein Scan ist KEINE E-Rechnung — es fehlt das strukturierte XML.

Was du als Shop-Betreiber jetzt tun solltest

  1. Empfang sicherstellen: ein Postfach, das E-Rechnungen (XML/ZUGFeRD) annimmt und archiviert — GoBD-konform, revisionssicher.
  2. Ausgangsrechnungen auf ein E-Rechnungs-Format umstellen (ZUGFeRD/XRechnung), bevor deine Umsatzschwelle die Ausstellungspflicht auslöst.
  3. Mit dem Steuerberater den Zeitplan abklären — je nach Vorjahresumsatz greift 2027 oder 2028.

Der praktische Vorteil eines integrierten Tools: Rechnung, e-rechnungs-konformes Format und der DATEV-Export kommen aus einer Quelle — kein Format-Basteln, keine Medienbrüche zwischen Shop, Rechnungstool und Steuerberater.