Eingangsbelege erfassen — E-Mail, Upload & OCR

Eingangsbelege (Lieferanten-Rechnungen, Wareneinkauf, Nebenkosten) verwaltest du unter Ausgaben & Fixkosten im Bereich „Wareneinkauf und Lieferantenbelege“.

Weg 1 — per E-Mail:

Dort zeigt dir NorthProfit deine persönliche Beleg-Mail-Adresse (beginnt mit belege+…) samt Kopieren-Button. Leite Lieferanten-Rechnungen einfach an diese Adresse weiter — sie landen automatisch als Entwurf in deinen Belegen, im richtigen Shop. Tipp: Richte in deinem Postfach eine Weiterleitungsregel ein, dann passiert das von selbst. Am zuverlässigsten funktionieren E-Mails mit PDF-Anhang; reine Link-Mails ohne Anhang können nicht automatisch verarbeitet werden.

Weg 2 — Upload in der App:

Auf derselben Seite lädst du PDFs oder Fotos direkt hoch, auch mehrere auf einmal.

Automatisches Auslesen (OCR):

PDFs werden automatisch ausgelesen — Rechnungsnummer, Beträge, Steuern und Lieferant werden vorausgefüllt. Bildbelege (Fotos) prüfst du danach kurz manuell. Ehrlich gesagt: Bei deutschen Rechnungen funktioniert das Auslesen am besten; kontrolliere die erkannten Werte kurz, bevor du den Beleg verbuchst. Strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) werden erkannt und direkt aus dem XML übernommen.

Vorschau & Prüfpfad:

Jeder Beleg hat eine „Vorschau“ — du siehst das PDF direkt in der App, ohne Download. Archivierte Belege erhalten einen nachvollziehbaren Prüfpfad; unter Belegkette (im Finanzen-Bereich) siehst du den kompletten Dokumentenfluss vom Auftrag bis zur Mahnung.